Ranya Barakat

12 maneras de hacer un flujo de trabajo en HubSpot

Tiempo de lectura: 13 minutos

Si estás listo para automatizar tus procesos de marketing, ventas o servicio con la herramienta de flujos de trabajo de HubSpot, primero debes saber que existen múltiples formas de configurarlos. Ahora te damos algunas opciones según los objetivos que tengas.

1. Vista de página

¿Cuáles son las páginas clave de tu sitio web y qué te dicen sobre los visitantes? Haz una lluvia de ideas sobre las "áreas temáticas" que tienes en tu sitio y envía a los visitantes emails únicos y activados en función de sus intereses específicos. Algunos ejemplos de estas áreas son:

  • Industria (manufacturera, financiera, etc.)
  • Contenido del producto (un software específico que ofrezca o un determinado servicio)
  • Validación de prospectos (vieron tus casos de estudio, páginas de precios, testimoniales, etc.)

Después de definir algunas de tus áreas temáticas clave, crea una serie de emails dirigidos a esos visitantes y establece un flujo de trabajo para enviarles esos emails. Las campañas de email que están segmentadas tienen, en promedio, una tasa de apertura 14.32% más alta y una tasa de clics 100.95% más alta que las que no lo están, indica WordStream.

En el siguiente ejemplo, estamos inscribiendo a visitantes de una página de "Industria de distribución" en un flujo de trabajo que contiene esta serie de 4 emails:

  • Email 1: ¿Tienes alguna pregunta? Un simple email de texto preguntando al visitante si tiene preguntas sobre la oferta de distribución y ofreciendo algunos recursos adicionales.
  • Email 2: Con un enlace para leer un blog de distribución.
  • Email 3: Con un enlace para descargar un documento técnico de distribución.
  • Email 4: Con un enlace hacia un caso de estudio de distribución con una invitación para solicitar una demostración o consulta.

Vista-pagina-workflow

🎁 Bonus: También puedes actualizar las propiedades de los contactos (por ejemplo, industria) en función de las visitas a la página.

2. Descargas o envíos de formularios

Este flujo de trabajo utiliza una lógica similar al de la "vista de página". Si un visitante descarga algo en tu sitio (guía, documento técnico, demo, etc.) o asiste a uno de tus eventos online (webinar, conferencia, etc.), establece una serie de emails altamente específicos que continúen nutriéndolos con contenido adicional o de promoción para eventos futuros.

En el ejemplo a continuación, el visitante ha descargado la "Guía para el marketing de contenidos" por lo que, a partir de esta descarga, podemos hacer dos suposiciones sobre el prospecto: 1) es un comercializador de contenido o trabaja en marketing, y 2) le interesan temas de generación de leads para mejorar su rendimiento de marketing actual.

  • Email 1: De agradecimiento. Un simple email de texto que pregunta al visitante si tiene preguntas sobre la descarga, un enlace para acceder a la descarga en cualquier momento y que ofrece algunos recursos adicionales.
  • Email 2: Con un enlace al artículo: 10 consejos para automatizar sus procesos de generación de leads.
  • Email 3: Con un enlace a otro documento técnico: Tendencias 2020 que todos los especialistas en marketing deben saber.
  • Email 4: Con un enlace hacia un caso de estudio de marketing de contenido con una breve descripción general del producto e invitación a solicitar una demo o consulta.

Se envió el email de agradecimiento con un ligero retraso, y los otros también se enviarán entre lapsos de 7 días cada uno.

Descarga-workflow
 

Puedes tomar el ejemplo anterior para aplicarlo a tu realidad, ¡la clave es hacer que el contenido sea extremadamente relevante para la descarga original!

Ahora HubSpot te permite configurar o programar emails de seguimiento directamente dentro del editor de formularios. Dentro de la herramienta de formularios, puedes programar hasta tres emails de seguimiento (con demoras) para un formulario específico, pero todos estos serán emails simples de texto sin la funcionalidad disponible dentro del editor de arrastrar y soltar de HubSpot.

También, otro par de desventajas para establecer seguimientos a través de un formulario es que tiene la opción de establecer objetivos (y por lo tanto, conversiones), ni de agregar automatizaciones al final de la serie de emails, como actualizar las propiedades de contacto.

3. Abandono de formularios

No permitas que un formulario impida que tus prospectos descarguen o consuman tu contenido. Después de todo, ¡ya tienes su información de contacto!

Si uno de tus contactos ve una página con un formulario, pero no lo envía, puedes configurar un flujo de trabajo para enviarles el contenido desbloqueado por email. Después, asegúrate de monitorear la actividad de los prospectos para ver si consumen el contenido después de que les envías esa versión.

En el ejemplo de a continuación, los clientes potenciales han visto una página de video de demostración de pedidos, pero no completaron el formulario. La realidad es que nos encantaría que vieran la demostración para hacerlos avanzar más por el embudo y no queremos que un formulario "intimidante" los desanime. Por lo tanto, les enviamos un email que contiene un enlace para verlo directamente. Y aún mejor, usamos una rama "Si / Entonces" para enviar un email de seguimiento basado en la acción que realicen (por ejemplo: mirar / interactuar con el contenido vs no).

  • Email 1: Un email simple de texto con contenido similar a: vi que tuviste interés en una demostración. Puedes verlo directamente en este enlace: ___.
  • Email 2: un mensaje de agradecimiento / email de seguimiento enviado a aquellos que miran la demostración: "Gracias por ver la demostración ... si tienes alguna pregunta, o si deseas configurar una demostración personalizada ..." con un enlace hacia recursos adicionales.
Abandono-formulario-workflow

🎁 Bonus: Inscribe contactos en uno de tus flujos de trabajo de nutrición, o actualiza su etapa de ciclo de vida en función de una acción tomada en este flujo de trabajo.

4. Asignación de leads al equipo de ventas

Este flujo de trabajo varía según el tamaño de tu equipo de ventas, su proceso de calificación, la segmentación y otros factores. La buena noticia es que es muy flexible y puede adaptarse a casi cualquier proceso de ventas. Ahora te dejamos algunos casos de uso para que actualices automáticamente al propietario del contacto.

Si tu equipo de venta es de 1 persona, simplemente asigna el cliente potencial a esa persona. Alternativamente, nos hemos encontrado con clientes donde 1 persona en el equipo realiza la calificación y asignación de nuevos clientes potenciales; en este escenario, asigna el cliente potencial a ese contacto para que luego lo reasigne una vez hecha la calificación:

Asignacion-leads-equipo-ventas-workflow

Si tienes un equipo de ventas más grande, es posible que desees rotar los clientes potenciales entre los miembros de su equipo. No te preocupes, este flujo de trabajo también te permite distribuir uniformemente las tareas entre un equipo o propietarios específicos. En el siguiente ejemplo rotamos los leads de manera uniforme entre nuestro equipo con sede en los Estados Unidos:

Asingancion-leads-equipo-ventas-workflow-2

Ten en cuenta que esta funcionalidad requiere que tengas una cuenta de Sales Hub Professional o Enterprise o Service Hub Professional o Enterprise.

Y por último, es posible que desees utilizar parte de la información de los clientes potenciales para asignarlos a los representantes de ventas adecuados. Por ejemplo, si los prospectos se encuentran en México, querrás asignarlos a los vendedores que cubran esta área geográfica o, si están interesados ​​en un producto específico, querrás asignarlos a representantes de ventas de ese producto, y así. Asegúrate de agregar un pequeño retraso después de la inscripción para garantizar que HubSpot actualice el campo apropiado antes de que las ramas Si / Entonces comiencen a funcionar.

Asignacion-leads-equipo-ventas-3
 

5. Establecimiento de estado de leads

Cuando alguien completa un formulario en tu sitio web, su estado de cliente potencial se deja en blanco de forma predeterminada. Sin embargo, el estado del lead puede ser un campo tan útil para la segmentación en el futuro que recomendamos aprovecharlo. Si se usa correctamente, te aseguras de que tu equipo contacte con nuevos clientes potenciales o de un seguimiento de los clientes potenciales que están en progreso.

Aquí se explica cómo configurar el estado del cliente potencial como "Nuevo":

Estado-leads-workflow

Ahora puedes actualizar el estado del cliente potencial a "En progreso" después de que tu equipo de ventas se comprometa con el cliente potencial. Este flujo de trabajo actualiza el estado del cliente potencial después de que suceda cualquier actividad (email, llamada, reunión o nota) en el registro de contacto.

Estado-leads-workflow-2
 

6. Cambio de la etapa de ciclo de vida

Trabajamos con muchos clientes que administran manualmente contactos móviles a través de las etapas del ciclo de vida en HubSpot, en función de un proceso de ventas único. Un claro ejemplo es cuando trasladan una conversación telefónica o por email a un prospecto de cliente potencial de marketing a cliente calificado de ventas.

Sin embargo, a veces los clientes más grandes, con un mayor volumen de clientes potenciales, necesitan manejar esto automáticamente para garantizar que su equipo de ventas se centre en los clientes potenciales más importantes.

Para que tú también lo logres, puedes utilizar la calificación de leads. En resumen, la calificación de clientes potenciales es cuando se asignan valores automáticamente (puntajes) a los clientes potenciales en función de las acciones que realizan en tu sitio web, como la cantidad de veces que lo visitaron, los envíos de formularios, el número de visitas a la página, la interacción con los emails y mucho más.

A partir de esto, puedes ver cómo algunas de las acciones descritas anteriormente indican qué tan "interesado" o "caliente" está un cliente potencial. Por lo tanto, es una gran métrica para trasladar a los prospectos a una nueva etapa del ciclo de vida o incluso para asignarlos a un equipo diferente.

En el ejemplo de a continuación, se cambió la etapa del ciclo de vida de un cliente potencial calificado de marketing (MQL) a un cliente potencial calificado de ventas (SQL) después de que alcanzó una puntuación de cliente potencial de 20. Además, se cambió el propietario del contacto, de uno del equipo de Marketing a uno del equipo de Ventas.

Cambio-etapa-ciclo-vida-leads-workflow
 

7. Nutrición de prospectos

Entre la “generación de leads” y el cierre de la ventas se encuentra el punto medio crítico, donde se requiere la nutrición de leads para mover a los prospectos a través del embudo:

Si tu ciclo de ventas es más largo, requerirá aún más detalles, lo que hará que el cuidado de tus clientes potenciales sea aún más crítico. HubSpot ayuda a tu equipo a automatizar esto de muchas maneras, consulte las dos ideas de a continuación:

Etapa de ciclo de vida

Como parte de tu estrategia de nutrición, es importante que adaptes tu contenido y tus comunicaciones a las perspectivas de tu embudo (o su etapa del ciclo de vida en HubSpot). Tu misión es utilizar tu contenido para guiar a tus prospectos hacia una conversión eventual. Intuitivamente, puedes saber cómo se verán algunos de esos grupos de contenido:

  • Parte superior del embudo (suscriptor, lead, MQL): contenido educativo como blogs, seminarios web, guías, videos, etc.
  • Mitad del embudo (SQL): contenido educativo + contenido de validación como casos de estudio, videos de demos, descripciones de productos u hojas de datos.
  • Parte inferior del embudo (oportunidad): contenido educativo + contenido de validación + contenido de propuesta de valor, como información específica del producto, testimonios, reseñas, etc.

En el siguiente ejemplo, se está aprovechando un flujo de trabajo de HubSpot para inscribir automáticamente a los contactos en una serie de emails cuando se mueven de un MQL a un SQL. Hay 10 emails en total que se entregan cada 3 semanas, lo que garantiza que reciban un flujo constante de contenido relevante para su posición en el embudo con el objetivo de llevarlos a la siguiente etapa.

Nutricion-prospectos-workflow

Por otro lado, asegúrate de actualizar tu configuración de cancelación de inscripción y supresión si utilizas este tipo de flujo de trabajo. En el ejemplo anterior, se van a eliminar contactos del flujo de la etapa anterior (MQL) para asegurar que ya no reciban emails.

Flujos de trabajo verticales

Usando la misma idea o lógica que la anterior, puedes ofrecer más contenido personalizado a tus prospectos para moverlos a través de su embudo. Un gran ejemplo de esto es la industria. Si vendes un producto / software que tiene múltiples aplicaciones industriales, ¡envíales contenido relevante para su industria!

Al igual que antes, se está aprovechando un flujo de trabajo de HubSpot para inscribir automáticamente a los contactos en una serie de emails cuando pasan de un MQL a un SQL, sin embargo, se están agregando otros criterios de inscripción: su industria.

Nuevamente, se crearon 10 emails en total que se entregan cada 3 semanas y ahora, no solo son específicos de su posición en el embudo, sino también de su industria. Esto significa que cuando se les envía un email con un blog, el tema del blog es específico de la industria, el caso de estudio es específico de la industria, etc.

Nutricion-prospectos-workflow-2

Asegúrate de establecer una meta para estos (y todos) los flujos de trabajo. En este ejemplo en específico, el objetivo es que la propiedad de contacto "Etapa del ciclo de vida" se mueva de SQL a la siguiente etapa.

Algunas otras ideas para segmentar más prospectos más allá de la etapa del ciclo de vida o la industria son:

  • Tamaño de la empresa
  • Título profesional
  • Línea de productos en la que están interesados

8. Atracción de prospectos descuidados

¡No dejes que las perspectivas caigan por las grietas! Si ha pasado bastante tiempo desde que tus representantes de ventas se comunicaron con ciertos contactos, crea un flujo de trabajo para recordarles que los vuelvan a contactar.

En el ejemplo de continuación, se creó una tarea para que alguien del equipo de ventas contacte de nuevo a un cliente potencial si han pasado más de 12 semanas desde la última vez que lo hizo.

Atraccion-prospectos-descuidados-workflow

Para garantizar que el equipo de ventas se centre en clientes potenciales de "mayor prioridad", también se agregaron criterios adicionales para garantizar que los prospectos cumplan con un mínimo de calificación.

Del mismo modo, podrías intentar volver a comprometer a los contactos inactivos con un email donde ofrezcas una oferta exclusiva o descuento. Para esto puedes utilizar varios criterios de inscripción:

  • El tiempo transcurrido desde su última visita al sitio web (por ejemplo, más de 6 meses).
  • El tiempo transcurrido desde su último clic en la apertura de emails.

9. Notificaciones internas / Tareas importantes

¿Tu equipo de ventas está utilizando el feed de actividad de HubSpot? Si es así, es posible que ya estén obteniendo una gran cantidad de información, por ejemplo: cuándo los prospectos realizan actividades específicas (como abrir o hacer clic en un email, visitar tu sitio web, completar un formulario, etc.). Esto significa que tienes información valiosa que debes aprovechar para no perder ningún detalle sobre los contactos.

Para esto, crea flujos de trabajo que envíen una notificación o creen una tarea cuando los clientes potenciales visiten una página clave o realicen una acción importante, por ejemplo, cuando visiten la página de precios. Esto garantiza que tu equipo de ventas realice un seguimiento inmediato y no se pierda nada.

Las posibilidades son muchas:

  • Crea una tarea para un usuario de HubSpot
  • Envía un SMS interno a un usuario de HubSpot.
  • Envía notificaciones (alertas en la app o envío móvil) a equipos o usuarios
  • Envía emails internos

En el siguiente ejemplo, se configuró una notificación por email cuando un cliente potencial ve la página de demostración:

Notificaciones-tareas-workflow

Asegúrate de que la plantilla de email de notificación interna contenga tanta información importante sobre el cliente potencial como sea posible para facilitar aún más el seguimiento del equipo de ventas; como mínimo debe incluir su nombre, apellido, nombre de la compañía, número de teléfono, última conversión y un enlace al registro de contacto completo.

10. Nuevo cliente

Cuando alguien pasa de un cliente potencial a un cliente oficial, hay un montón de procesos que deberás comenzar. La buena noticia es que puedes usar flujos de trabajo para manejar parte de este trabajo, aquí uno que solemos usar:

  • Agregar a lista de clientes: nos gusta hacer esto por un par de razones. Primero porque limpiar la base de datos es crítico y es importante tener una lista actualizada de los clientes. Para esto utilizamos una lista de clientes específica para enviar actualizaciones importantes de la compañía, por ejemplo, actualizaciones de productos y más. En segundo lugar porque los mensajes importan; suprimimos la lista de clientes en muchas de nuestras comunicaciones de marketing ya que es una forma rápida y sencilla de garantizar que no reciban el mensaje incorrecto.
Nuevo-cliente-workflow
 

11. Gestión de nombres falsos de empresas

A veces los formularios son víctimas de alguien que envía datos falsos pero no hay por qué alarmarse, para esto HubSpot tiene soluciones que, si bien no revelan el nombre de la empresa secreta del contacto, sí ayudan a evitar el uso vergonzoso de la personalización en las líneas de asunto de emails como: "Sam, mejore los procesos de ASDASD".

Gestion-nombre-falso-empresa-workflow

Para crear un flujo de trabajo que te ayude con este problema, sigue este proceso:

  • Navega a flujos de trabajo.
  • Selecciona "Recetas de flujo de trabajo".
  • Elige la receta "Limpieza de datos".
  • Agrega la receta.
  • Personalízalo. Por ejemplo, en lugar de establecer la propiedad Nombre de la empresa en "Su empresa", puedes elegir "Su escuela" o "Su oficina" si es más apropiado.
  • Ponlo en acción.

Por otra parte, este no es un flujo de trabajo que quieras configurar y olvidar. A medida que descubras otros ejemplos de nombres falsos de empresas, regresa y asegúrate de que el flujo de trabajo los tenga en cuenta.

12. Actualización de fechas de acuerdos

Cuando un acuerdo se pasa de la fecha de cierre establecida originalmente, este flujo de trabajo envía un recordatorio para retrasar la fecha de cierre y así, el pronóstico de tu canal de ventas sea preciso.

Actualizacion-fechas-acuerdos-workflow

Para crearlo, guíate de estos elementos:

  • Criterios de inscripción: La propiedad de contacto “Fecha de cierre del acuerdo reciente” es hace más de 2 semanas.
  • Acción 1: Crea una tarea "Actualizar fecha de cierre o marcar como pérdida cerrada" y asignar al propietario de HubSpot.
  • Acción 2: Retrasa la próxima acción a 7 días.
  • Acción 3: Bifurca Si / entonces: la propiedad de contacto “Fecha de cierre de acuerdo reciente” es hace más de 2 semanas:
  • Sí: Crea una tarea "Solicitar actualización de estado al propietario" y asignar al gerente de ventas.
  • No: Finalízalo.

Los plazos que se utilizan en este criterio deben estar alineados con la gravedad de la situación. Puedes activarlo 24 horas después de que un acuerdo se haya vencido o darle más libertad a tu equipo de mirarlo después de semanas en vez de días.

¡Tus posibilidades son demasiadas!

Ahora que sabes cómo aprovechar más los flujos de trabajo en el software de HubSpot, evalúa cómo puedes adaptarlos a tu realidad e impleméntalos para gestionar mejor a tus clientes y colaboradores. Al hacerlo reduces tiempos, eliminas procesos repetitivos y maximizas la precisión en las tareas.

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Ranya Barakat

Ranya Barakat

Ranya es una emprendedora con 10 años de experiencia poniendo manos a la obra y consiguiendo resultados. Se especializa en Inbound Marketing e Inbound Sales.

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