Ismail Aly

8 problemas comunes de la integración de HubSpot y Salesforce

Tiempo de lectura: 5 minutos

Cuando tu equipo de ventas trabaja con Salesforce y el de marketing con HubSpot, uno de los puntos cruciales es integrar ambas plataformas y, aunque en realidad la comunicación entre ambas es muy buena, siempre hay algunos desperfectos que vale la pena corregir. A continuación te los señalamos.


1. La integración está creando demasiados prospectos en Salesforce

Al momento de sincronizar y dar de alta la integración de Salesforce para HubSpot, elegiste una lista de inclusión, que incluye a los prospectos que se sincronizan entre ambas plataformas con base en un criterio específico.

Generalmente, la mayoría de los usuarios eligen la sincronización de prospectos calificados para venta basada en el ciclo de vida de HubSpot.

El problema viene después de un tiempo de uso, cuando este criterio se vuelve muy amplio y terminas con demasiados registros en Salesforce.

Solución: Crea un propiedad personalizada en tu lista de inclusión con un nombre específico, como por ejemplo “Sincronización de Salesforce”. Esto te permitirá administrar esta propiedad desde tu flujo de trabajo de HubSpot para asegurarte que tu integración esté funcionando de manera correcta.

Considera que los criterios pueden ser tan específicos como desees, reduciendo considerablemente el número de prospectos que se sincronizan.

2. Demasiados contactos de Salesforce en HubSpot

HubSpot está programado para sincronizar todos tus contactos de Salesforce a su plataforma. Pero esto no siempre es ideal.

Solución: Cambia las autorizaciones para tu usuario administrador. Para lograrlo, limita las autorizaciones del usuario que empleaste para conectar la integración con Salesforce. Después HubSpot solo reconocerá los registros que ese usuario podrá ver y serán los únicos que se sincronicen.

3. La integración borró toda la información de HubSpot

Tener una sincronización bidireccional puede generar conflictos en los sistemas, siendo la eliminación de información uno de los más graves. Y, aunque la sincronización bidireccional es importante para poder elegir a tus prospectos mejor calificados, debes tener una clara división entre tu CRM y tus herramientas de automatización de marketing.

Solución: Mantén Salesforce como la cuenta maestra limitando la sincronización de registros a una forma unidireccional. Esto te ayuda a tener tus contactos mejor ordenados y evitar la desaparición de información en el futuro.

¿Y qué hacer con la data que ya se borró?

Por suerte, HubSpot guarda un registro de todos los cambios en sus propiedades, lo que te permite restaurar información que se haya borrado durante la integración.

4. No tienes seguridad de qué contactos están enlazados con Salesforce

Al hacer tu limpieza de datos, seguramente vas a querer saber qué registros se sincronizan con Salesforce.

Solución: Usa un filtro para buscar tus contactos con el ID de Salesforce, esta propiedad te permite reconocer cuáles están o no en ese CRM.

5. Algunos contactos no se sincronizan

Después de buscar dentro de los ID, las autorizaciones, las listas de inclusión, aún encontrarás contactos que no se están sincronizando en ambos sistemas. En ese caso puede haber un problema con el contacto en sí mismo.

Una dirección de correo electrónico, valores inválidos en un menú dropdown y otros detalles pueden ser las causas.

Solución: Investiga cuál es el problema con el registro de errores de la integración. Para hacerlo, ingresa al registro de errores de tu integración de Salesforce, ahí encontrarás una lista con todos los fallos de sincronización.

6. Los registros de Oportunidad no tienen un contacto principal asociado de HubSpot

Para que HubSpot pueda atribuir y actualizar el ciclo de vida de un contacto, y asocie el tamaño de negocio a una oportunidad en Salesforce, debe estar asignado como el contacto principal de esa oportunidad.

Solución: Enseña a tus representantes de ventas a abrir una oportunidad asociada con un contacto específico y explicarles la importancia de este proceso y cómo es una pieza fundamental dentro de la venta.

El manejo de la oportunidad debe verse de la siguiente manera, el contacto se marca como el contacto principal de la oportunidad.

Registro de contacto

Una vez que la oportunidad es designada como Closed Won, verás cómo la integración automáticamente actualiza el ciclo de vida del contacto en HubSpot.

Si el contacto no hubiese sido asociado con la oportunidad, entonces no se reconocería como un cliente en HubSpot. Esto resulta en un problema porque el equipo de marketing sigue comunicando al contacto en una etapa incorrecta del embudo por una falta de atribución.

7. Las propiedades del contacto están desalineadas o faltan valores en alguna de las dos plataformas

Para que la información se transmita de forma correcta entre HubSpot y Salesforce, las propiedades del contacto deben siempre ser las mismas. Por ejemplo, un campo de texto de una línea nunca se sincronizará bien con un menú desplegable. Además, cada campo debe tener los mismos valores en cada una de las plataformas.

Aquí hay una tabla que explica cómo está denominada cada una de las propiedades en HubSpot y Salesforce (sería mucho más fácil si ambas herramientas usarán la misma terminología, pero lamentablemente no es así).

Comparativa

Solución: Cuando creas una nueva propiedad en cada una de las plataformas, debes asegurarte que los valores sean los mismos. Como buena práctica, cuando crees una nueva propiedad en una de las plataformas, confirma que los valores están representados de la misma manera en HubSpot y Salesforce.

Aquí hay un ejemplo de un mapa de propiedades bien sincronizado:

HubSpot

Comparativa-1

Salesforce

Comparativa2

Puedes ver que cada valor existe en las dos plataformas y que el mapeo está funcionando correctamente.

Si hubiera un error lo identificarás con el punto azul que aparece en la integración de HubSpot, justo a un costado de la sección de mapeo:

lead-source

Solo da clic al botón para identificar cuáles son las propiedades que faltan, ya sea en HubSpot o Salesforce, y que están causando los errores en la integración.

También te ofrecerá la opción de arreglar el error ahí mismo al refrescar el mapeo o la posibilidad de hacer tus ajustes en cualquier otro momento.

8. Tus reglas de actualización están mal establecidas

Finalmente, otro problema común es ver que las reglas de actualización no están bien asignadas, causando que la información y datos que se pasen entre ambas plataformas sea incorrecto.

Solución: Desde tu configuración de la integración de HubSpot, elige qué actualización de datos corresponde a cada campo dentro de Salesforce:

  • Siempre: quieres que la última actualización de datos se sume al campo.
  • Solo cuando estén en blanco en Salesforce: si Salesforce ya tiene información en el campo, no modifiques.
  • Nunca: solo quieres que que los datos de Salesforce actualicen la propiedad de HubSpot.
  • Nunca pases datos entre estos campos.

👉 Aprende más sobre Hubspot en este artículo.


Evita problemas mayores con apoyo de expertos

Estos son los problemas más comunes que tenemos identificados pero sabemos que pueden haber otros. ¿Con qué errores te has enfrentado? ¿Necesitas ayuda configurando tu integración? ¿Quieres sacar el mayor provecho de tus plataformas? Si tienes dudas sobre tu proyecto de HubSpot Ponte en contacto con un Consultor de HubSpot

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Ismail Aly

Ismail Aly

Ingeniero de software, emprendedor y consultor con más de 10 años en asesorías en marketing digital, experiencia del usuario, gestión de procesos y personalización.

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